Se você tem interesse em gestão de projetos e está buscando formas de deixá-la ainda mais eficiente e fácil de entender, a aplicação de canvas pode ser a solução!
Neste artigo, você vai descobrir como aplicar essa metodologia na gestão de projetos, quais ferramentas usar e como isso pode ajudar a resolver desafios complexos com mais clareza.
O que é o canvas visual?
Imagine uma equipe de professores tentando organizar um projeto interdisciplinar com prazos apertados, recursos limitados e tarefas distribuídas entre 10 pessoas.
Sem uma visualização clara do que precisa ser feito, o caos se instala: metas se perdem, responsabilidades se sobrepõem e o resultado final fica abaixo do esperado. É aqui que o Canvas Visual entra em cena.
Mais do que um quadro colorido, ele é uma ferramenta estratégica que transforma ideias abstratas em planos tangíveis, reduzindo o tempo de planejamento e aumentando a eficiência na execução dos projetos.
Nesse sentido, o canvas visual é um quadro dinâmico que organiza informações-chave de um projeto em blocos visuais interconectados, como objetivos, recursos, prazos e responsáveis.
Inspirado no Business Model Canvas, idealizado por Alexander Osterwalder, ele foi adaptado para a gestão de projetos com foco em simplificar a comunicação e alinhar equipes.
Assim, essa ferramenta traz clareza estratégica para o grupo, transforma documentos extensos em mapas visuais e facilita a compreensão de metas e etapas. Dessa forma, a colaboração permite que equipes editem e ajustem o planejamento em tempo real, mesmo à distância. Além de reduzir riscos e identificar gargalos antes mesmo do início do projeto, como falta de recursos ou conflitos de prazos.
Como fazer um planejamento visualmente estruturado?
Para criar um canvas visual eficiente, algumas características são essenciais
- Defina os blocos essenciais:
Defina objetivos com base na metodologia SMART (Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes, Temporais). Verifique também os recursos disponíveis para o que você e sua equipe precisam fazer. Podem ser recursos humanos, financeiros, tecnológicos, etc. Trace também e tenha em mente as entregas e marcos críticos para o projeto.
- Use cores e ícones intuitivos:
Para otimizar a organização e visualização de um projeto, você pode usar a cor vermelha para sinalizar áreas que precisam de atenção imediata ou problemas potenciais.
Da mesma forma, a cor verde pode ser usada para indicar tarefas que já foram concluídas com sucesso, proporcionando uma visão clara do progresso. Esses elementos visuais não apenas tornam a informação mais acessível, mas também melhoram a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe.
- Mantenha-o atualizado:
Para garantir que o planejamento do projeto esteja sempre atualizado e reflita a realidade, é fundamental revisar o canvas visual semanalmente. Durante essa revisão, é possível identificar alterações necessárias ou ajustes nas prioridades.
Da mesma forma, se surgirem novos riscos ou tarefas, eles podem ser adicionados ao canvas, facilitando a comunicação e a compreensão de todos os membros da equipe sobre o estado atual do projeto.
Isso assegura que o planejamento continue sendo uma ferramenta dinâmica e útil para o gerenciamento do projeto.
5 ferramentas de software para fazer um Canvas Visual
1. Miro
O principal diferencial do Miro é a oferta de templates prontos para Canvas Visual. Isso facilita o início do planejamento de projetos, além de integrações com ferramentas de comunicação como o Slack.
Essas integrações permitem que a equipe mantenha uma comunicação fluida e colaborativa diretamente nas plataformas que já utilizam.
Quanto ao custo, a ferramenta oferece um plano gratuito para até 3 quadros, ideal para pequenos projetos ou equipes que estão começando a explorar o uso de Canvas Visual.
Para quem precisa de mais recursos ou deseja gerenciar mais quadros, existem planos pagos a partir de R$ 80,00 por mês, que incluem funcionalidades adicionais e maior capacidade de armazenamento.
2. Trello
O Trello se destaca por oferecer cards personalizáveis com checklists e prazos, o que permite um gerenciamento mais detalhado e eficiente das tarefas. Isso facilita o acompanhamento do progresso e a organização das atividades de forma visual e intuitiva.
Em termos de custo, a ferramenta é gratuita para uso básico, o que a torna acessível para pequenos projetos ou para quem quer explorar suas funcionalidades.
3. Lucidchart
O Lucidchart se destaca por oferecer ferramentas de diagramação profissional, ideais para projetos complexos que exigem um nível elevado de organização e detalhamento.
Essas ferramentas permitem criar diagramas precisos e bem estruturados, facilitando a visualização e o planejamento de todas as etapas do projeto.
Em termos de custo, os planos começam a partir de R$ 120,00 por mês, oferecendo acesso a funcionalidades avançadas e maior capacidade de gerenciamento para atender às necessidades de projetos de maior escala.
4. Asana
O Asana se destaca por oferecer funcionalidades de visualização em forma de timeline, além de gerar relatórios automáticos. A visualização em cronograma permite que os usuários vejam todas as atividades do projeto organizadas ao longo do tempo, facilitando o acompanhamento do progresso e a identificação de marcos importantes.
Além disso, os relatórios automáticos proporcionam uma visão detalhada e atualizada do estado do projeto, ajudando na tomada de decisões informadas. Em termos de custo, a ferramenta é gratuita para pequenas equipes.
5. Canva:
Embora seja mais conhecido como ferramenta de design, o Canva é ideal para aqueles que priorizam a estética na organização de projetos. Esse design facilita a navegação e o uso, tornando a experiência do usuário mais agradável e eficiente.
Em termos de custo, a ferramenta oferece modelos gratuitos, permitindo que usuários aproveitem suas funcionalidades básicas sem nenhum custo. Se você busca recursos mais avançados, há a opção Pro disponível por R$ 50,00 por mês.
Passo a passo para criar um Canvas Visual
Defina o propósito
Determine o objetivo principal do projeto. Vamos usar como exemplo a capacitação de 200 professores em metodologias ativas até dezembro/2025.
Liste stakeholders
Identifique todas as partes interessadas que serão impactadas pelo projeto. Seguindo nosso exemplo, podemos incluir coordenadores, professores, alunos e a secretaria de educação.
Incluir stakeholders ajuda a garantir que todas as necessidades e expectativas sejam consideradas durante o planejamento e a execução do projeto, assegurando um alinhamento completo e minimizando possíveis problemas futuros.
Mapeie entregas
Liste todos os produtos, serviços e resultados finais que o projeto deve produzir. No nosso caso, inclui cursos online, certificados e relatórios de impacto.
Ter uma lista clara de entregas facilita o acompanhamento do progresso e assegura que todas as metas sejam alcançadas, garantindo que nada seja esquecido e que cada etapa do projeto seja concluída conforme o planejado.
Identifique recursos
Determine os recursos financeiros, humanos e materiais necessários para completar o projeto. Em nosso exemplo, temos uma verba de R$ 50 mil, uma plataforma EAD e uma equipe de 5 tutores.
Identificar recursos antecipadamente ajuda a evitar surpresas e a garantir que tudo esteja disponível quando necessário, permitindo um planejamento mais eficiente e a prevenção de possíveis atrasos ou problemas durante a execução do projeto.
Desenhe o cronograma
Crie um cronograma visual que organize todas as atividades e prazos do projeto. Aqui, vamos usar o Trello!
Um cronograma bem planejado auxilia na gestão do tempo e no cumprimento dos prazos estabelecidos, proporcionando uma visão clara de todas as etapas do projeto e permitindo ajustes em tempo real.
Além disso, facilita a identificação de dependências entre as atividades e ajuda a prever possíveis atrasos, melhorando a eficiência geral do gerenciamento do projeto.
Avalie riscos
Identifique possíveis riscos e desenvolva planos para mitigá-los.No caso da capacitação de professores, um risco comum pode ser o atraso na contratação de tutores, que pode ser mitigado implementando um processo seletivo ágil.
Avaliar riscos permite antecipar problemas e implementar soluções preventivas, aumentando as chances de sucesso do projeto.
Essa prática não apenas ajuda a evitar surpresas desagradáveis, mas também prepara a equipe para reagir rapidamente a qualquer imprevisto, garantindo que o projeto permaneça dentro dos prazos e orçamento estabelecidos.
Valide com a equipe:
Realize uma reunião de alinhamento com a equipe para garantir que todos estejam na mesma página. Durante essa reunião, use a ferramenta de canvas que você usa como guia para revisar o planejamento e os objetivos do projeto.
A validação com a equipe promove o engajamento e a colaboração, além de assegurar que todos compreendam e concordem com o plano de projeto. Isso ajuda a garantir que todos os membros estejam cientes de suas responsabilidades e das expectativas, aumentando a coesão e a eficiência da equipe.
Como integrar o canvas visual com metodologias ágeis?
O Canvas Visual complementa métodos como Scrum e Kanban de forma eficiente. No caso do Scrum, o canvas pode ser utilizado para definir as tarefas de backlog do produto e priorizar sprints, o que ajuda a organizar e visualizar as tarefas de forma clara.
Já no Kanban, os blocos do canvas podem ser transformados em colunas como "A Fazer", "Fazendo" e "Concluído", facilitando o acompanhamento do progresso das tarefas e a identificação de gargalos.
Leia também: Metodologia Ágil na Gestão de Projetos: o que é? Como aplicar?
Como uma pós-graduação pode ajudar a alavancar sua carreira?
A pós-graduação em Gestão de Projetos EAD da São Camilo, reconhecida pelo MEC, oferece uma grade curricular especializada que conta com estudos de casos reais, como a implantação do Canvas em diferentes tipos de ambientes.
O Canvas Visual tem revolucionado a forma de planejar e executar projetos, oferecendo clareza, colaboração e resultados mensuráveis. Para dominar técnicas como essa e se tornar um gestor de projetos de alto impacto, dê o próximo passo para ser um camiliano!
