O principal objetivo do gerenciamento ágil de projetos é usar técnicas, ferramentas e métodos que organizem uma cadeia produtiva e direcione as equipes sobre o que fazer e como fazer. A lógica é que quanto mais fácil e detalhada for essa gestão, melhores são os resultados dentro do prazo estabelecido.
Um exemplo é a metodologia que os supermercados usam: quanto mais os clientes compram um produto, menos estoque há nas prateleiras e maior a necessidade de reposição daquele item. Como Taiichi Ohno - engenheiro industrial da Toyota - observou na década de 1940, esse sistema de reposição evita a superlotação do estoque e promove uma economia sustentável (com menos desperdícios).
Ohno viu as vantagens dessa metodologia e, sendo um gerenciador ágil, se adaptou rapidamente. Ele desenvolveu o sistema “pull”, onde a demanda do público guiava a produção, e o integrou na produção da montadora japonesa. E, como forma de deixar essa metodologia visualmente clara para toda a equipe da empresa, ele criou um painel organizado por colorimetria. Esse quadro de tarefas, como ficou conhecido, indicava a quantidade de itens disponíveis:
🟩 coluna verde: estoque saudável 🟨 coluna amarela: precisa repor
🟥coluna vermelha: últimas unidades
Não só isso, como se tornou também uma forma de guiar e acompanhar os processos envolvidos na produção. Faltava ainda uma forma que facilitasse a identificação e a movimentação do item: o Kanban (do japonês, “cartão”). Hoje, os gestores utilizam o termo para denominar um método que se desenvolveu para além do que Taiichi estruturou a princípio.
O que é Kanban?
Apesar de estarem fortemente associados, a metodologia Kanban não é apenas utilizar um quadro cheio de cartões para acompanhar o estoque ou a produção da equipe envolvida. Sua complexidade é figura cativa em aulas sobre gerenciamento de projetos e tópico em matrizes curriculares de pós-graduação e não sem motivo.
O termo teve origem na palavra “cartão”, mas hoje esse objeto é apenas um artefato comum à prática. Quando se fala no método Kanban, estamos falando de uma estrutura dividida em 5 itens: Definições, Pilares, Artefatos, Práticas e Equipe.
Em outras palavras, aplicar a ferramenta é um processo por si mesmo e precisa ser estruturado de acordo com o tamanho da equipe - e suas limitações - as particularidades da empresa e do projeto, como vai funcionar na prática e, principalmente, como adaptar as bases que definem o método.
As bases do Kanban
- Fluxo de trabalho: a entrega de um projeto depende da finalização de pequenas tarefas que compõem a produção. A conclusão de cada uma dessas partes, dentro de um determinado prazo, é o que se entende por fluxo.
A teoria é que pensar o projeto em partes e dividi-las entre a equipa é mais produtivo do que colocar uma única pessoa responsável por todo o projeto.
- Sistema “pull”: a ideia, desenvolvida por Ohno, é que não se coloca uma nova tarefa na cadeia produtiva, sem que tenha ocorrido a finalização de uma anterior. Em outras palavras, se a conclusão de um projeto depende da entrega de três tarefas - sendo que a 1ª e a 2ª tem início simultâneo - a 3ª só poderá ser iniciada depois que uma das outras duas for finalizada.
O objetivo é não pular etapas, evitar gargalos e não sobrecarregar os colaboradores. Afinal, existe um limite para a quantidade de tarefas que uma pessoa pode realizar dentro de um prazo.
- Método Kanban: esse é o principal argumento para a afirmação de que Kanban é mais do que um quadro de tarefas. Usar uma estratégia visual para a otimização do fluxo de trabalho é apenas uma definição dentre várias e mesmo aqui, a referência não é apenas uma ferramenta, mas um conjunto de objetivos que visa a melhoria contínua (do japonês, “Kaizen”).
A longo prazo, é esperado melhoria na capacidade de produção e diminuição em desperdício, gargalos e filas de espera. O foco também é aumentar a taxa de finalização de tarefas e limitar a quantidade de trabalhos em progresso.
Quando usar e quando não usar o Kanban
Uma das principais vantagens do Kanban é sua versatilidade. Ele pode ser adaptado a perspectivas mercadológicas, tipos de produtos desenvolvidos, tamanho da equipe disponível, quantidade de etapas necessárias e prazo disponível, contudo existem contextos em que ele é mais eficiente.
Se entre os pré-requisitos para finalização do projeto estão: adaptação contínua e o fluxo constante de trabalho, então o Kanban é uma escolha adequada. Já para entregas únicas, datas fixas, lançamentos ou grandes eventos, usar essa metodologia pode mais atrapalhar do que ajudar.
- Porque isso acontece:
- fluxo contínuo: kanban funciona melhor para projetos com várias etapas e sem interrupções bruscas. Se a finalização de um projeto depende de uma entrega única - indivisível em etapas e, portanto, sem fluxo de trabalho - então o Kanban não fará tanta diferença.
- Prazos: o objetivo desta metodologia é otimizar os fluxos de trabalhos, ou seja, aumentar a quantidade de tarefas completadas em um determinado tempo. Projetos com datas inegociáveis e um planejamento muito detalhado não são positivamente impactados pelo Kanban, pois precisam de um sistema com controle de tempo e processos muito rígidos.
- Limitação de tarefas: para evitar gargalos, as empresas que usam kanban não costumam ter muitas tarefas em progresso ao mesmo tempo. Projetos com datas fixas, entregas únicas e eventos costumam precisar que muitas tarefas estejam em andamento simultaneamente. Nesses casos, esperar a conclusão de um item para iniciar o próximo pode acarretar em atraso no cronograma.
Nas situações em que essa metodologia ágil não for a opção certa, uma boa substituição seria o Canvas Visual. Ele também organiza projetos com uma estrutura transparente, estabelecendo tarefas, responsabilidades e objetivos, mas é muito mais simples.
RELACIONADO: Planejamento de projetos com Canvas Visual com foco em Planejamento visual estruturado para gestão de projetos.
Conclusão
O Kanban é uma metodologia que foi desenvolvida a partir de vários métodos. Uma de suas características mais singulares é o uso do quadro de tarefas como ferramenta de aplicação, mas para dar resultados os responsáveis pela gestão precisam estruturar e administrar esse quadro com fundamentos teóricos e práticos da gestão ágil de projetos.
Aplicar esse sistema a linha produtiva de um projeto pode acarretar em muitos benefícios, principalmente no que se refere ao tempo necessário para finalizar as tarefas. Contudo, o responsável pelo planejamento deve estar atento às características do processo a ser desenvolvido e, principalmente, conhecer o Kanban. Dessa forma, ele vai saber quando a ferramenta ajuda e quando ela atrapalha.
Conduza projetos com estratégias personalizadas para otimizar o fluxo de trabalho e gerenciar a equipe de acordo com as tendências do mercado e a estrutura organizacional. A Pós EAD São Camilo em gerenciamento ágil de projetos te prepara para aplicar os fundamentos de uma gestão eficiente nas maiores empresas do mercado.
Descubra os Fundamentos do Gerenciamento Ágil de Projetos com Nosso eBook Gratuito
Se você deseja entender como os métodos ágeis estão transformando a gestão de projetos, este é o momento certo para começar! Baixe nosso eBook "Introdução ao Gerenciamento de Projetos e Práticas Ágeis" e explore conceitos fundamentais para alavancar sua carreira.
O Que Você Vai Aprender com Este eBook?
1- Conceitos Fundamentais sobre Projetos
-
Descubra as principais definições e como o gerenciamento de projetos evoluiu ao longo do tempo.
2- Gerenciamento Ágil de Projetos
-
Entenda o Manifesto Ágil, seus quatro valores essenciais e doze princípios que revolucionaram o desenvolvimento de software e a gestão de equipes.
3- Métodos e Ferramentas Ágeis
-
Explore práticas como Scrum e Kanban, que promovem a eficiência no desenvolvimento de produtos e na liderança de times.
-
Conheça frameworks modernos, como Disciplined Agile (DA), que ajudam empresas a alcançarem agilidade organizacional.
4 - Por Que Práticas Ágeis São Essenciais?
-
Descubra como essas metodologias podem ser aplicadas em diferentes áreas e os benefícios de incorporá-las ao seu dia a dia profissional.
Por Que Baixar Este eBook?
✔ Conteúdo prático e relevante: Ideal para iniciantes e profissionais que desejam aprofundar seu conhecimento em práticas ágeis.
✔ Gratuito e acessível: Comece agora mesmo a transformar sua forma de gerenciar projetos!
✔ Certificado de qualidade São Camilo: Produzido por especialistas da Pós EAD São Camilo, instituição com quase 60 anos de tradição.
.png)
👉Cadastre-se e baixe o eBook gratuito e comece a sua jornada no Gerenciamento Ágil de Projetos.
Pronto para o Próximo Passo?
Ao concluir o eBook, você estará mais preparado(a) para aplicar conceitos ágeis e otimizar sua gestão de projetos. Aproveite também para conhecer nosso curso de Gerenciamento Ágil de Projetos, oferecido pela Pós EAD São Camilo, e dê um salto na sua carreira.