Indicadores de desempenho ou de resultado são números, taxas, proporções e informações que, quando mensurados estrategicamente, permitem uma visualização do desempenho operacional. Para quem sabe lê-los, fica muito mais fácil acompanhar lucratividade, produtividade, capacidade, eficiência, satisfação do cliente, retorno sobre investimento (ROI) e outros.
Cada setor de uma empresa terá suas próprias métricas para calcular desempenho. O RH, por exemplo, trabalha com turnover (rotatividade de pessoal) e absenteísmo, enquanto o Marketing já lida com visualizações, curtidas e comentários. A mesma lógica se aplica para empresas que possuem diferentes modelos de produção.
Cada objetivo tem sua métrica e elas variam de acordo com a produção. Para os gestores que escolhem introduzir metodologias ágeis em suas rotinas produtivas, não é diferente. O Kanban, especificamente, trabalha com alguns indicadores bem específicos e eles fazem toda a diferença na hora de avaliar o desempenho da organização produtiva.
Indicadores de desempenho para agilistas que utilizam Kanban
O Kanban é uma metodologia ágil desenvolvida na década de 1940. Sua principal característica é uma estrutura visual, um quadro de tarefas, em que cada processo/item esteja identificado por cartões que são movidos a cada mudança de números ou conclusão. O foco é organização e transparência: todos sabem o que está sendo feito, as tarefas não acumulam e fica mais fácil identificar os gargalos da produção.
É uma ferramenta útil e muito utilizada por sua versatilidade. Tanto que, nas últimas 8 décadas, ele se popularizou e foi adaptado para a era digital. Hoje existem diversas plataformas - pagas e gratuitas - como Trello, Monday e ClickUp, que, juntas, fazem parte da rotina de mais de um milhão de empresas. E profissionais com experiência e conhecimento em Kanban e semelhantes se destacam no mercado de trabalho.
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A metodologia funciona para essas empresas e, para chegar a essa conclusão, as gerências se atentem a alguns indicadores específicos ao método:
- Tempo de Ciclo (Cycle Time): O principal objetivo do Kanban é otimizar o fluxo de produção, ou seja, aumentar a quantidade de tarefas finalizadas dentro de um determinado tempo. Para contabilizar esse fluxo compara-se o antes e o depois da adaptação a metodologia ágil.
Quantas demandas a equipe cumpria dentro de um determinado prazo? Quantas passou a cumprir depois da implementação da ferramenta? Houve uma mudança? Se sim, foi significativa? Um tempo de ciclo reduzido indica um fluxo de trabalho eficiente.
- Vazão (Throughput): a vazão também faz referência a quantidade de tarefas que são finalizadas ao longo de um período. Contudo, seu objetivo é estabelecer um limite de quantas coisas podem estar em andamento sem que haja sobrecarga.
Se o time recebe mais demandas do que é capaz de manusear, então as tarefas vão se acumular e nada será finalizado. A solução é definir essa capacidade de produção e, com base nela, limitar a quantidade de tarefas em execução e aqui entra o papel do indicador.
- Trabalho em Progresso (Work In Progress - WIP): outra característica do Kanban é limitar a quantidade de tarefas em execução. O sistema “Pull” - que rege a aplicação da metodologia - implica que uma demanda fica em espera até que outra seja entregue e finalizada.
Em outras palavras, muito trabalho em progresso compromete o andamento do projeto e sobrecarrega a equipe. Pode desencadear atrasos, comprometer o cronograma e impactar o fluxo de trabalho. Nesse sentido, esse indicador fica responsável por monitorar quantas tarefas estão sendo executadas simultaneamente.
Acompanhar esses indicadores garante uma percepção clara da produção e da qualidade. Com essa métrica, é possível: fazer ajustes no processo, melhorar a comunicação e aumentar a entrega de valor, promovendo uma cultura de melhoria contínua e adaptabilidade às mudanças do mercado. Assim, se constrói um gerenciamento de projetos ágil e estratégico, a combinação ideal para alcançar metas e objetivos.
Kanban na prática: a experiência de uma gerente de marketing com a implementação da metodologia ágil.
Dorys Dantas tem 28 anos e há três anos ocupa cargos de liderança, gerenciando equipes de marketing. Durante sua experiência profissional, ela lidou com vários tipos de cadeias produtivas. Hoje, ela organiza sua equipe utilizando a plataforma Trello e desenvolvendo práticas características do Kanban, mas nem sempre pode contar com a ferramenta.
“Minha primeira experiência como gestora foi confusa. A equipe estava habituada a acompanhar o progresso por um grupo de WhatsApp, não havia uma organização eficiente, nenhuma transparência, e era difícil acompanhar quem estava fazendo o que e em quanto tempo”, ela contou durante a entrevista.
O processo, em suas palavras, não era nada produtivo, “muitas demandas se perdiam entre as muitas mensagens, eu fazia anotações e, com isso, mantinha algum controle, mas não era eficiente. Era difícil para minha equipe saber o que estava sendo feito e, com a interdependência típica do marketing, cumprir os prazos estabelecidos”.
Na tentativa de contornar esse problema, Dorys tentou trabalhar com outros sistemas, como a planilha e o quadro branco, mas ambos tinham limitações demais para ser produtivos. “Um acompanhamento fidedigno do processo era impossível. A organização continuava bagunçada, não havia separações específicas para o setor ou projeto. Sem falar no tempo que gastavamos para manter tudo atualizado, procurando documentos, com certeza era um empecilho.
A curiosidade e a necessidade a levaram até o Trello e, consequentemente, ao Kanban e às metodologias ágeis. O visual da plataforma e as possibilidades de organização revolucionaram a gestão de Dorys: “todos sabiam o que estava sendo feito. Era mais fácil dar feedback, definir a capacidade, evitar sobrecarga e acúmulo de tarefas. Nossa rotina ficou muito mais produtiva”. Não só isso, mas ela também evidencia que a ausência de um membro não impedia a continuidade do projeto.
Sua visão de indicadores também mudou. “Eu costumava ter uma noção empírica. Com base em anotações e comunicação, eu conseguia ter uma noção muito superficial do nosso desempenho e sucesso, mas não era algo disponível e transparente para minha equipe”. Entender o progresso ou a falta dele cabia apenas a gestora e isso impactava a produtividade e a busca por melhorias.
“No que se refere a tempo de ciclo, vazão e trabalho em progresso, o Kanban permite visualizar os prazos com muito mais precisão, se antes minha equipe se enrolava com demandas que deveriam ser rápidas por não conseguir visualizar o projeto como um todo - incluindo outras tarefas que precisavam finalizar”. Outro ponto em que os indicadores ajudaram foi a delegação, “eu entendo melhor a capacidade de cada um e faço a distribuição com base nessa informação, ninguém fica sobrecarregado e não perdemos qualidade”.
Por fim, trabalhar com marketing permitiu um ajuste da metodologia Kanban. “Eu trabalho com várias tarefas em execução ao mesmo tempo e com sucesso. Isso porque os processos são semelhantes e se conectam entre si, facilitando a transição entre elas”. Dorys também reforça a importância de priorizar prazos: “se uma demanda é para hoje e a outra para daqui três dias, a lógica é que seja priorizada a primeira”. Assim, todas as finalizações ocorrem no dia programado ou mesmo antes e o setor funciona com resultados.
Conclusão
Medir o sucesso da implementação de uma estratégia é fundamental para que a gestão - e a equipe como um todo - seja capaz de avaliar o desempenho e tomar atitudes para melhorá-la. Saber quais indicadores são os melhores e mais compatíveis com a cadeia produtiva utilizada e, ainda mais importante, saber interpretá-los é a maneira mais eficiente de realizar essa avaliação.
Sem essa métrica, é impossível desenvolver estratégias que realmente funcionem. O propósito da tentativa e erro é, afinal, estabelecer o que dá ou não certo e, com base nisso, adaptar uma nova modalidade de acordo com as necessidades da empresa ou time gerenciado. O mesmo vale para o Kanban: para saber com segurança se esse método está funcionando, fazer adaptações ou encontrar outra opção, a chave está nos indicadores.
É difícil e eficaz, a experiência de Dorys Dantas ilustra bem. Por isso o mercado precisa de profissionais familiarizados com metodologias ágeis e seus indicadores. Com a Pós-EAD São Camilo em gerenciamento ágil de projetos você atende essa demanda. Monitore e otimize o desempenho de projetos com indicadores ágeis para garantir eficiência, previsibilidade e entregas estratégicas, atue na gestão com confiança e reconhecimento.
